很多老板问会计师："这个费用能不能抵税？"
但在实际报税和税务检查中，更关键的问题往往是："你有没有证据？"
在澳洲，小生意不仅要申报收入和支出，还需要保留能够支持申报内容的记录。大多数税务记录通常需要保存至少 5 年。记录保存得越清楚，会计处理越顺畅，也越容易在 ATO 查询时解释清楚。
小生意要保留的 5 大类记录
小生意最应该重视以下 5 类记录。
第一类是收入记录。包括销售发票、收款记录、POS 记录、平台收入、现金收入记录、银行入账记录等。现金收入、海外平台收入、外卖平台收入、PayPal 或 Stripe 收款，都不应被忽略。收入是否转入澳洲银行账户，并不是判断是否需要申报的唯一标准。
第二类是支出凭证。包括 tax invoice、receipt、供应商账单、付款记录、合同和订单等。仅有银行转账记录，很多时候不足以说明支出的商业性质。比如银行流水只显示某商店扣款，但 tax invoice 才能说明买了什么、是否含 GST、供应商 ABN 是否完整。
第三类是银行记录。建议生意账户和私人账户尽量分开。混用账户会增加记账难度，也容易让股东往来、老板垫款、私人消费和商业支出混在一起。大额转账、现金存入、贷款、资本投入和关联方往来，都应该有清楚说明。
第四类是资产记录。电脑、设备、车辆、工具、家具和机器等，不一定都能直接当作普通费用处理。有些可能属于资产，需要根据折旧或小生意资产规则处理。购买发票、付款记录、开始使用日期、商业用途比例都应保存好。
第五类是员工和工资记录。如果企业有员工，需要保存 TFN declaration、工资记录、PAYG withholding、super、STP、leave、timesheet 和 employment agreement 等资料。这类记录不仅影响税务，也影响雇主合规。
记录保存常见误区
很多老板习惯年底才整理一大袋收据，这样很容易漏资料。更好的方法是每月整理一次，把收入、支出、银行和工资资料同步到会计系统或云端文件夹。
报税不是只看数字，更要看证据。没有证据的抵扣，即使支出真实发生，也可能在税务检查中遇到问题。建议小生意从一开始就建立固定的记录保存流程。
